Gestionar un negocio es una de las tareas más complicadas que hay en el mundo laboral, eso es innegable. Cuando estamos al frente de un proyecto importante nos damos cuenta de todas las tareas que hay que realizar, ya sean de nuestro propio negocio o de contratación de personal, facturación, marketing, gestión de clientes, atención post-venta… Las tareas se acumulan y si no logramos organizarnos correctamente podemos estar arriesgando las más importantes y tener contratiempos por no realizar tareas. No hay nada peor para un cliente que confiar en una empresa que al final no te ofrece lo que te ha prometido. Para solucionar todo esto existen muchas maneras de trabajar y priorizar tareas, pero la que personalmente me ayuda más es la regla 80 20
¿Qué significa la regla 80 20?
La regla 80 20 explica que una minoría de causas genera la mayoría de los resultados. Lo puedes conocer también como principio de Pareto, y sea de una manera más gráfica o más técnica ambas designan a una estrategia que nos da una referencia y no un patrón de porcentajes exacto. Es decir, la regla 80 20 nos indica que la mayoría de los resultados (80%) viene de la minoría del esfuerzo (20%) pero está más que claro que se usa de manera metafórica para poder ejemplificar esta idea de trabajo. El principio de Pareto (regla 80 20) nos enseña que hay que hacer pocas cosas importantes para tener grandes resultados que realmente marquen la diferencia en nuestro día a día empresarial.
En la práctica, la regla nos da una guía sobre qué tareas realizar para poder rentabilizar al máximo nuestro tiempo y esfuerzo, y poder sacar los mejores resultados posibles. ¿Quiere decir esto que el 20% de resultados que conseguimos con el 80% del trabajo no los tenemos que realizar? Rotundamente no, si no que lo que debemos hacer con estas tareas es realizarlas cuando las importantes se hayan completado.
Partiendo de la idea de la regla 80 20, podemos crear un sistema personalizado en el que categoricemos las tareas a realizar en distintos tipos de prioridades. Con solo buscar en internet sobre el tema podremos encontrar matrices, técnicas y guías de cómo aplicarlas, como por ejemplo el método GTD. Personalmente, me gustan los sistemas sencillos que sean totalmente funcionales y se apliquen con cierta sencillez, y de ahí que opte por un sistema personalizado a mis propias necesidades. En concreto, he modificado la regla 80 20 con una técnica que he denominado VIO, para crear 3 tipos de tareas:
- Tarea Vital (V): lo que consigue grandes resultados o elimina los bloqueos que haya en el trabajo del día a día. Por ejemplo, revisar el trabajo para que otra persona corrija un documento importante.
- Tarea Importante (I): contribuye al objetivo general del trabajo pero no desbloquea un trabajo posterior. Por ejemplo, realizar las correcciones que vienen en ese documento importante.
- Tarea Opcional (O): mejora y perfecciona para crear algo ideal. Por ejemplo, crear un modelo de documento que tenga ya unos campos predeterminados para rellenarlo más rápidamente.
Si aplicas esta manera de organizarte encontrarás que tienes muchas más tareas de categoría O de las que crees… hay que encontrar las V para poder conseguir resultados lo antes posible.
Cómo aplicar la regla 80 20 paso a paso
Aplicar la regla 80 20 exige diseccionar esa lista de tareas interminable que tenemos que hacer. Analizaremos cada una de las tareas en profundidad, la categorizaremos, tomaremos una decisión sobre dicha tarea y la programaremos para realizarla dentro de nuestro orden de prioridades. Una vez creada la calendarización del trabajo, debemos seguirla sin replantearnos dicha prioridad, para poder ejecutar cuanto antes las tareas realmente importantes dentro de nuestro día a día. Para no olvidar nada importante, propongo utilizar estos 6 pasos:
- Define un objetivo que quieres conseguir con tu trabajo: ¿qué resultado buscas este mes, semana o día?
- Lista todo lo que crees que “deberías” hacer sin importar la tarea que sea, apunta absolutamente todo lo que se te ocurra que tenga que ver con el objetivo a conseguir.
- Categoriza las tareas en VIO para poder tener una referencia de las prioridades que asignar a cada tarea.
- Dentro de cada etiqueta realiza una nueva priorización para saber por dónde empezar en las tareas V, por donde continuar con las I…
- Calendariza las tareas en función de las prioridades que has asignado y tu jornada de trabajo.
- Revisa semanalmente las tareas para saber en qué punto está cada una. Plantea si estás realizando correctamente esas prioridades que has marcado o si te las estás saltando.
Recuerda en qué consiste la regla 80 20, es decir, puede ser que tengas muchas tareas V y no por ello tiene que estar mal planteado. Generalmente, habrá menos tareas importantes, pero cada negocio y momento es especial, por lo que una estrategia bien aplicada puede generar distintos resultados a distintas personas.
Herramientas para el principio de Pareto (regla 80/20)
Los principios aplicados se integran mejor cuando se apoyan con herramientas que permiten ver patrones. Tener las herramientas adecuadas nos permite ser más conscientes de todo lo que tenemos que hacer y organizarlo de una manera mucho más sencilla. Este aspecto, cuando tenemos una tarea interminable de tareas, verlas de forma sencilla ayuda a tener mucha más claridad mental. Existen muchas herramientas, las más habituales son las siguientes:
Matriz Impacto vs. Esfuerzo
Funciona como un filtro inicial para separar las tareas que empujan el proyecto de las que solo ocupan espacio. Dibujar un 2×2 obliga a clasificar cada acción según su retorno y el coste necesario para ejecutarla. Una vez colocadas, el cuadrante de alto impacto y bajo esfuerzo revela el verdadero 20% que debe ejecutarse primero. Esta visualización elimina debates subjetivos y evita perder tiempo perfeccionando tareas que, aun siendo “bonitas”, no mueven el negocio. Un ejemplo visual sería este:
| Bajo esfuerzo | Alto esfuerzo | |
|---|---|---|
| Alto impacto | Prioridad absoluta. Son tus “ganadores 80-20”: tareas rápidas que generan un cambio inmediato. | Importantes, pero requieren planificación. Úsalas para proyectos estratégicos. |
| Bajo impacto | Delegables o automatizables. No bloquean resultados. | Evitarlas. Consumen tiempo sin aportar retorno real. |
El diagrama de Pareto
Se confunde a menudo con la regla 80 20, pero cumplen funciones distintas. El diagrama es una herramienta visual que ordena causas, errores, tareas o incidencias por frecuencia o impacto, permitiendo ver de forma rápida qué pocos elementos generan la mayor parte de los resultados. La regla 80-20, en cambio, es el criterio que te ayuda a interpretar ese gráfico y a tomar decisiones: seleccionar las pocas causas que importan, descartar el resto y reorganizar recursos. Usarlos juntos convierte un principio teórico en un proceso operativo y medible. Un diagrama de Pareto tiene este aspecto:
Matriz de Eisenhower
Junto con la regla 80 20, crea un sistema de priorización más preciso. La diferencia en este caso es que se dividen las tareas en urgente/no urgente e importante/no importante. Esta doble capa impide que la urgencia te arrastre y, al mismo tiempo, evita que dediques tiempo a tareas importantes pero de bajo retorno. Cada uno de los cajones representa una acción distinta, desde hacer la tarea en el momento hasta eliminarla. Si se aplican las categorías que personalmente utilizo (VIO) podemos dentro de cada uno de los cajones poner distintas subetiquetas y crear un sistema complejo que nos cree un verdadero sistema de tareas para poder organizar todo el trabajo. Un ejemplo de esta técnica sería la siguiente.
| Urgente | No urgente | |
|---|---|---|
| Importante | Hacer ahora. Actividades críticas del día. | Planificar. Proyectos estratégicos o de crecimiento. |
| No importante | Delegar. Operativo que no requiere tu mano directa. | Eliminar o posponer. Ruido sin retorno real. |
Aplicaciones reales: trabajo, estudio y negocios con la regla 80 20
La regla 80 20 se ve con claridad en todos los ámbitos relacionados con el mundo de los negocios. Algunos de los ejemplos más claros son que pocos clientes generan la mayoría del ingreso, pocos contenidos atraen casi todas visitas a nuestra web, pocas incidencias causan la mayoría de los retrasos… Si aplicamos correctamente la técnica, se puede acelerar casi cada punto importante de nuestro negocio, para poder rentabilizar al máximo el tiempo de trabajo. Algunos de los ejemplos de los ámbitos más comunes en los que es útil saber cómo aplicar la regla 80 20 son los siguientes:
- Trabajo: permite priorizar las tareas del día a día en función de la importancia y los plazos marcados por los clientes
- Productividad personal: nos permite organizar nuestro calendario en función de las prioridades que tenemos en cada momento.
- Formación: nos permite poder tener claro qué tipo de conocimientos pueden generar un mayor beneficio para nuestro futuro empresarial
- Ventas y marketing: podremos rentabilizar nuestro presupuesto de los esfuerzos de marketing en las acciones que generen los mayores resultados
- Escalabilidad del proyecto: nos permite poder entender qué es lo que diferencia nuestro negocio y darle una mayor importancia a la hora de mejorar lo que de verdad nos genera beneficio
La regla 80 20, aplicada con cualquiera de las herramientas que se han comentado, nos va a facilitar enormemente el día a día. No está de más probarla durante un tiempo para poder comprobar los beneficios que aporta a la organización del tiempo.
Errores frecuentes al usar el principio de Pareto regla 80 20
Por muy sencilla que sea esta regla no significa que no podamos cometer errores con ella. Al ser una técnica que se basa en tareas de las cuales tenemos una opinión subjetiva podemos tener ciertas desviaciones respecto a lo que haríamos si fueran las tareas de otra persona. Cuando tenemos que programar una de las tareas que sabemos que no nos gusta… no es tan sencillo. Por ello, al aplicar la técnica debemos recordar no cometer los siguientes errores:
- Confundir actividad con impacto. Mucho hacer no es avanzar, tenemos que hacer lo que de verdad haga avanzar.
- Querer precisión milimétrica. La organización se puede hace eterna si no le ponemos un fin. Crea una organización, permítete realizar las tareas que has planificado y si más tarde te das cuenta que categorizaste mal algo, corrígelo y continua.
- Perfeccionismo temprano. Cada tarea a realizar, sobre todo las categorizadas como importante o como Vital, pueden entrañar procesos complejos. Por ello, no hay que olvidar que dentro de estas propias tareas también tenemos un 80% que tenemos que realizar si o si… y que tendremos un 20% que optimizar cuando ya todo se haya solucionado.
- No revisar el las tareas periódicamente: No olvides repasar las tareas cuando alguna nueva entra a la misma, o cuando llevas un avance considerable.
- Sobrecargar de prioridades. Si todo es prioridad, nada lo es. Intenta categorizar todo de la manera más subjetiva posible para cerrar bien las categorías.
La regla 80 20 necesita algo de tiempo para que te puedas acostumbrar a ella. Al principio, pondrás demasiadas tareas en categorías que no les corresponden… la práctica hace al maestro.
Conclusión
La regla 80 20 es un recurso muy bueno para poder organizar las tareas de un negocio o un autónomo que no da a basto con todo lo que tiene que hacer. Permite priorizar todas las tareas y darle la importancia y dedicación que necesita cada una de ellas en función de los resultados que ofrecen al negocio en sí mismo. Si la ejecutamos correctamente, tendremos una técnica muy válida para conseguir resultados a largo plazo.
